Hubdoc helyett: hogyan gyűjtsd be továbbra is az ügyfelek bizonylatait
A Xero kivezette a Hubdocot. Ha erre épült az irodád, a dokumentumaid átkerültek a Xero Filesba, a begyűjtési folyamatod viszont sehová. Az egyszerűen megszűnt.
Ez a különbség többet számít, mint amennyit a „Hubdoc alternatíva" cikkek elismernek. A Xero Files tárhely. Megőrzi, ami megérkezik. Nem kér semmit az ügyfeledtől, nem emlékeztet senkit, és nem mondja meg, melyik ügyfélnél hiányzik még a májusi bankkivonat. Ha az ügyfeleid eddig e-mailben küldték be a bizonylatokat a Hubdocba, annak a szokásnak most nincs hová érkeznie.
Ez a cikk arról szól, hogyan építsd újra azt a részt, ami tényleg fájt: hogyan szedd ki a bizonylatokat az ügyfelekből minden hónapban anélkül, hogy a délutánjaid menjenek rá.
Mit csinált valójában a Hubdoc helyetted
A Hubdoc csendben három különböző munkát végzett, és érdemes külön néven nevezni őket, mert egyetlen utód sem csinálja mind a hármat ugyanúgy.
- Beérkeztetés. Az ügyfél e-mailben küldhetett egy dedikált címre, vagy feltölthetett. Egy ajtó volt, és mindenki tudta, hol van.
- Lehívás. Ahol volt kapcsolat, automatikusan behúzott bizonyos banki és szállítói kivonatokat.
- Adatkinyerés. Elolvasta a dokumentumokat, és az adatokat a főkönyv felé tolta.
A legtöbb utódlistát OCR-gyártók írják, ezért a harmadik munkára fókuszálnak. Sok könyvelőnek viszont sosem az adatkinyerés volt a fájdalom. Az első munka volt: az ügyfél, aki eleve nem küldi el a bizonylatot. Egy adatkinyerő eszköz nem tud kinyerni egy nyugtát, ami még mindig az ügyfél kesztyűtartójában van.
Mielőtt bármiért fizetnél, döntsd el, melyik munkát pótolod. A következő szakaszok mindhárom lehetőségeit végigveszik, beleértve az ingyeneseket és azokat is, amelyek velünk versenyeznek.
Ami először elromlik: a havi zárás
A hiány jellemzően így jelentkezik. A Hubdoc lekapcsolása utáni első hónapban néhány ügyfél még a régi címre vagy közvetlenül neked küldi a bizonylatokat. Mások semmit nem küldenek, mert eltűnt az eszköz, ami eddig noszogatta őket. Te záráskor veszed észre, amikor az egyik számla bankkivonata hiányzik, két ügyfél pedig nem küldte be a bérszámfejtési összesítőt.
Így aztán te írod meg a leveleket. „Szia, csak rákérdeznék, át tudnád küldeni…" Szorozd ezt tizenöt ügyféllel, és megtaláltad a Hubdoc kivezetésének valódi árát. Nem a szoftver hiányzik, hanem a sürgetéssel töltött órák kerülnek vissza rád. Külön írtunk arról, hogyan sürgesd az ügyfeleket úgy, hogy ne menjen a kapcsolat rovására, mert ez akkor is jól megtanulható készség, ha soha nem veszel rá eszközt.
Amit itthon a NAV már lát helyetted
Egy magyar sajátosság, ami átrajzolja a képet, és amiről a nemzetközi cikkek nem írnak. A belföldi, áfás bejövő számlák jelentős része már ott van a NAV Online Számla rendszerében, függetlenül attól, hogy az ügyfél elküldte-e. Ez nem oldja meg a begyűjtést, de szűkíti a problémát: a szállítói számláknál tudsz ellenőrizni, nem csak várni.
Ami viszont nincs benne, azt továbbra is teljes egészében az ügyféltől kapod meg. A külföldi szállítók számláit, a nyugtákat, a készpénzes tételeket, a bankkivonatokat, a szerződéseket. Vagyis pontosan azt a részt, amit a Hubdoc gyűjtött be. A pótlásnál ezekre koncentrálj.
A reális lehetőségeid
Csináld kézzel. Ügyfelenként egy táblázatos ellenőrzőlista, naptári emlékeztetők és a saját postafiókod. Ingyenes, és működik. Csak épp a te idődből megy el a sürgetés. Ha a begyűjtés összesen kevesebb mint havi egy órádba kerül minden ügyféllel együtt, ez teljesen rendben van. Maradj a táblázatnál.
Adatkinyerő eszközök (Dext, AutoEntry). Kiválóan olvassák azt, ami már megvan neked. Továbbra is arra épülnek, hogy az ügyfél beküld valamit, az irodai árazás pedig jellemzően ügyfelenkénti, ami kis irodánál gyorsan összeadódik.
Bekérő eszközök (Content Snare és társai). Ezek elnevezett feltöltési helyeket küldenek az ügyfélnek. Akkor működnek, ha az ügyfél kitölti a helyeket. A továbbított e-mailek, a fotódömpingek és a scan_final_v2 nevű PDF-ek nem töltenek ki helyeket, úgyhogy a végén amúgy is kézzel rendezed.
Teljes irodai rendszerek. Komoly platformok, beépített bizonylatbekéréssel, mellette ügyviteli folyamatokkal, ajánlatokkal, számlázással. Ha az egész csomagot akarod, jó választás. Ha csak a begyűjtést, akkor egy kamiont veszel egy uzsonnásdoboz elszállítására.
Bármelyik kategória is illik hozzád, számold ki az ügyfelenkénti árazást, mielőtt elköteleződsz. Ezek jellemzően ott drágulnak el csendben, ahogy nő az ügyfélkör.
Bármit választasz, ezt a hármat építsd újra
Az eszköz kevésbé számít, mint a folyamat. Három szokás tette működővé a Hubdoc-korszak begyűjtését, és mindhármat érdemes az első napon újrateremteni.
Egy bejárat ügyfelenként. A zárás akkor esik szét, ha a bizonylatok e-mailben, üzenetben, portálon és papíron egyszerre érkeznek. Válassz egy ajtót. Mondd meg minden ügyfélnek, hogy oda megy minden. A kilógókat udvariasan és következetesen tereld vissza.
Leírt havi ellenőrzőlista ügyfelenként. Nem a fejedben. Egy lista arról, pontosan melyik kivonattal, jelentéssel és számlával tartozik neked az adott ügyfél havonta. Az ellenőrzőlistától a „mindent elküldtek?" kérdés érzésből igen-nemmé válik. Ha nincs ilyened, az ingyenes ellenőrzőlista-generátorunk harminc másodperc alatt összerak egy ügyfélnek küldhető listát, regisztráció nélkül. Írtunk egy végigvezetést is arról, mi kerüljön a havi zárási ellenőrzőlistára, ha inkább magad építenéd meg.
Határidő, aminek súlya van. A határidő nélküli emlékeztető arra tanítja az ügyfelet, hogy hagyja figyelmen kívül. Mondd ki a dátumot, amikor lezárod a hónapot azzal, ami megérkezett. A legtöbb ügyfél sokkal jobban reagál egy nyugodt, konkrét dátumra, mint a harmadik „csak rákérdeznék" levélre.
Hol jön be a PapersIn
A PapersIn a begyűjtést csinálja, és csak a begyűjtést. Minden ügyfél kap egy havi ellenőrzőlistát, egy feltöltési linket, és egy e-mail-címet, amit odaadhatsz azoknak, akik szeretnek továbbítani. Amit a rendszer biztosan be tud azonosítani, az érkezéskor kipipálja a saját tételét; amit nem, az az ellenőrzési sorban vár rád. A hónap során udvarias emlékeztetők mennek ki, három lépcsőben egyre határozottabban, és mindig csak azt sorolják fel, ami még hiányzik. Amikor az utolsó bizonylat is megérkezik, az emlékeztetők maguktól leállnak. Amikor pedig szükséged van rá, az egészet letöltöd egy ZIP-ben, ügyfél és hónap szerinti mappákba rendezve, beszédes fájlnevekkel.
Nem csinálunk OCR-t a főkönyvbe, és nem csinálunk banki adatkapcsolatot. Ha nálad az adatkinyerés a fő fájdalom, használj mellettünk egy adatkinyerő eszközt, vagy ne minket használj.
Röviden
A Hubdoc kivezetése elvette az ajtót, amin az ügyfeleid a bizonylatokat beküldték, és a noszogatást, amitől küldték is. A tárhely volt a könnyen pótolható rész, azt a Xero Files már megoldja. Az ajtót, az ellenőrzőlistát és a határidőt kell újraépítened, akár táblázattal, akár eszközzel.
Ha a sürgetést szívesen átadnád, a PapersIn díja irodánkénti, nem ügyfelenkénti és nem bizonylatonkénti; a csomagok ügyfélszám szerint lépcsőznek. Az alapító helyek havi 19 dollártól indulnak, korlátozott számban. A részletek az árazásnál várnak, amikor kíváncsi vagy rájuk.