Havi zárási ellenőrzőlista: mit kérj be minden ügyféltől

Minden tapasztalt könyvelő fejében ott van ennek a listának egy változata. A fejjel csak az a baj, hogy nem skálázódik, elmegy szabadságra, és nem lehet továbbítani az ügyfélnek. Írd le a listát, ügyfelenként egyszer, és a havi zárás jellege megváltozik. A „mindent elküldtek?" megszűnik érzés lenni, és pipák sorává válik.

Ez a cikk maga a lista. Használd kiindulási sablonként, húzd ki, ami nem illik, és tedd hozzá az ügyfél saját furcsaságait. Ha nem kézzel szeretnéd összerakni, az ingyenes ellenőrzőlista-generátorunk harminc másodperc alatt ügyfélnek küldhető változatot készít, CSV-ben letölthetően vagy nyomtatva. Regisztráció nélkül.

Az alaplista (majdnem minden ügyfél, minden hónapban)

Bankkivonat, számlánként egy. Az egész zárás horgonya. Sorold fel a számlákat névvel: a fő folyószámla, a megtakarítási számla, meg az a Wise- vagy Revolut-számla, amit tavaly nyitottak és elfelejtettek említeni. A fel nem sorolt számlákban laknak a meglepetések. Számlánként egy kivonat, a teljes hónapra, PDF-ben és nem képernyőfotóként.

Kártyakivonatok. Ugyanaz a szabály: kártyánként egy, beleértve a tulajdonos magánkártyáját is, ha a céges költések rendszeresen arra szoktak landolni. Sok banknál a kártyakivonat hónap közepén zár, úgyhogy mondd meg, melyik időszakra gondolsz.

Az árbevétel dokumentumai. Ez attól függ, hogyan értékesítenek. Számlázó cégnél a hónapban kiállított kimenő számlák, vagy egy riport a számlázóprogramból. Boltnál és étteremnél a pénztárgépes havi forgalmi jelentés. Webshopnál az elfogadóhelyi elszámolás a Barionból, a SimplePayből vagy a Shopifyból. Ez az utóbbi az egyetlen dokumentum, ami megmagyarázza, miért nem egyezik a banki jóváírás az árbevétellel.

Bejövő számlák. Minden, amiről a hónapban számlát kaptak: szállítói számlák, előfizetések, bérleti díj, rezsi. Az ismétlődőket sokszor átemelheted az előző havi listáról. Az egyszeri beszerzések azok, amikre külön rá kell kérdezni.

Nyugták és blokkok a kártyás meg készpénzes költésekről. A kesztyűtartós kategória. Mondd meg konkrétan, milyen összeg felett érdekel, például „10 000 forint feletti nyugták". Különben vagy semmit nem kapsz, vagy negyven kávés blokkot.

Bérszámfejtési összesítő. Ha a bérszámfejtést más csinálja, kérd a havi összesítőt és az utalási igazolásokat. Ha te csinálod, ez már megvan, és ez az a ritka tétel, amit előre kipipálhatsz.

Hitelkivonatok. Minden céges hitel, lízing vagy folyószámlahitel havi kivonata, kamattal és tőketörlesztéssel. Apró tétel, könnyű elfelejteni, és pont ez az oka, ha a mérleg a tizenegyedik hónapban nem jön ki.

A néha-lista (ügyfélfüggő)

• Az áfabevallás dokumentumai a bevallási hónapokban: a bevallás visszaigazolása és a befizetés bizonylata.
• Új szerződések. Bármi, amit ebben a hónapban írtak alá: bérleti szerződés, új hitel, nagy vevői szerződés szokatlan fizetési feltételekkel. Ezek egyszer kellenek, abban a hónapban, amikor megtörténnek. Vagyis pont akkor, amikor senkinek nem jut eszébe elküldeni.
• Tárgyi eszköz beszerzések. Számlák mindenről, ami a tárgyieszköz-nyilvántartásba kerül: gép, jármű, számítástechnika. A konkrét kérdés jobban működik, mint a „tárgyi eszköz" szó: „vettetek bármit 200 000 forint felett, amit egy évnél tovább használtok?"
• Pénztárjelentés készpénzes cégeknél: a házipénztár zárása vagy egy egyszerű bevétel-kiadás nyilvántartás.
• Bármi szokatlan. Kapott támogatás, biztosítási kártérítés, jogvita, említésre méltó visszatérítés. Egyetlen sor a lista alján, „történt bármi szokatlan ebben a hónapban?", meglepően sokat kifog.

Amit a NAV már lát helyetted

Egy magyar sajátosság, ami átrajzolja a lista sorrendjét. A belföldi, áfás bejövő számlák jelentős része már ott van a NAV Online Számla rendszerében, mielőtt az ügyfél bármit elküldene. Ettől még be kell kérned őket, de ellenőrizni is tudsz: ha látsz ott egy szállítói számlát, ami a beérkezett anyagban nincs benne, nem kell találgatnod.

Amit viszont a rendszer nem lát, azt teljes egészében az ügyféltől kapod meg. A külföldi szállítók számláit, a nyugtákat, a készpénzes tételeket, a magánkártyára csúszott költéseket. Érdemes eszerint is rendezni a listát: felülre az kerüljön, aminek nincs más forrása.

A lista szabása ügyfélre

A fenti sablon a kiindulópont, nem az ellenőrzőlista. Egy adott ügyfél tényleges listája legyen rövid, konkrét és stabil.

Nevezd úgy a dolgokat, ahogy az ügyfél látja őket. A „Wise EUR-számla kivonata" jobb, mint a „3. bankkivonat". Az ellenőrzőlista kommunikációs eszköz, és az ügyfél az, aki olvassa.

Húzz ki könyörtelenül. Akinek nincs hitele, nincs alkalmazottja és nincs készpénzforgalma, annál ne legyen ilyen sor. A tízelemes lista elkészül. A harmincelemes elmarad.

Tartsd stabilan hónapról hónapra. Az ellenőrzőlista ereje a ritmus. Az ügyfél megtanulja, hogy elsején ugyanaz a lista érkezik, és ugyanazokat várod. Akkor változtass rajta, amikor a vállalkozás változik, előbb ne.

Nézd át félévente. Új bankszámla? Új kártya? Elkezdtek webshopon értékesíteni? Ügyfelenként tíz perc, évente kétszer, és a lista őszinte marad.

A lista használata: bejárat, dátum, pipák

Az ellenőrzőlista önmagában nem gyűjt be semmit. Három társ kell mellé.

Egy bejárat. A lista minden tétele ugyanazon a csatornán érkezzen: ügyfelenként egy e-mail-cím vagy egy feltöltési link. Az ellenőrzőlista megmondja, mit. A bejárat megmondja, hova. A több bejárat az, amitől elvesznek a bizonylatok.

Egy határidő. Küldd ki a listát a hónap elején, mondd meg, mikor zárod a könyveket, és tartsd is magad hozzá. A dátum nélküli lista javaslat.

Látható pipák. Ahogy érkeznek a bizonylatok, pipáld ki őket, és amikor emlékeztetsz, csak a kipipálatlan tételeket említsd. Ha valakit olyan kivonatért sürgetsz, amit kedden elküldött, az több jóindulatba kerül, mint amennyibe bármelyik késedelem valaha került. Az emlékeztetés oldaláról bővebben itt írtunk: ügyfélsürgetés úgy, hogy ne menjen a kapcsolat rovására.

Ha nemrég vesztetted el a begyűjtő eszközödet, például mert a Xero kivezette a Hubdocot, az ellenőrzőlista az első, amit újra kell építeni. Ez a különbség aközött, hogy „várunk az ügyfelekre", és aközött, hogy pontosan tudod, melyik három bizonylat választ el a lezárt hónaptól.

Hogyan futtassa magát a lista

Minden, ami ebben a cikkben szerepel, működik papíron vagy táblázatban is. A kézi változatnak egy gyengéje van: a pipálás és az emlékeztetés attól függ, hogy te megcsinálod. Minden hónapban, minden ügyfélnél, időben.

Ezt a részt automatizálja a PapersIn. Minden ügyfél megkapja a havi ellenőrzőlistáját, mellé egy feltöltési linket és egy e-mail-címet. Amit a rendszer biztosan be tud azonosítani, az érkezéskor kipipálja a saját tételét. Amit nem, az az ellenőrzési sorban vár rád, két kattintásra. Az ügyfél közben udvarias emlékeztetőket kap, amik három lépcsőben egyre határozottabbak, csak a hiányzókat sorolják fel, és leállnak abban a pillanatban, amint teljes a lista.

A hónap végén az egészet egy ZIP-ben töltöd le, ügyfél és hónap szerinti mappákba rendezve, beszédes fájlnevekkel. Nem úgy, ahogy az ügyfél elnevezte.

Kezdd magával a listával. Az ingyenes ellenőrzőlista-generátor ma ad neked egy használható sablont ügyfelenként. Ha utána a pipálást és az emlékeztetést is szeretnéd rábízni valakire, a PapersIn díja irodánkénti, nem ügyfelenkénti, és a csomagok ügyfélszám szerint lépcsőznek. Az alapító helyek havi 19 dollártól indulnak, korlátozott számban. A részletek az árazásnál várnak.