Havi zárási ellenőrzőlista: mit kérj be minden ügyféltől

Minden tapasztalt könyvelő fejében ott van ennek a listának egy változata. A fejjel csak az a baj, hogy nem skálázódik, elmegy szabadságra, és nem lehet továbbítani az ügyfélnek. Írd le a listát, ügyfelenként egyszer, és a havi zárás jellege megváltozik. A „mindent elküldtek?" megszűnik érzés lenni, és pipák sorává válik.

Ez a cikk maga a lista. Használd kiindulási sablonként, húzd ki, ami nem illik, és tedd hozzá az ügyfél saját furcsaságait.

Az alaplista (majdnem minden ügyfél, minden hónapban)

Bankkivonat, számlánként egy. Az egész zárás horgonya. Sorold fel a számlákat névvel: a fő folyószámla, a megtakarítási számla, meg az a Wise- vagy Revolut-számla, amit tavaly nyitottak és elfelejtettek említeni. A fel nem sorolt számlákban laknak a meglepetések. Számlánként egy kivonat, a teljes hónapra, PDF-ben és nem képernyőfotóként.

Kártyakivonatok. Ugyanaz a szabály: kártyánként egy, beleértve a tulajdonos magánkártyáját is, ha a céges költések rendszeresen arra szoktak landolni. Sok banknál a kártyakivonat hónap közepén zár, úgyhogy mondd meg, melyik időszakra gondolsz.

Az árbevétel dokumentumai. Ez attól függ, hogyan értékesítenek. Számlázó cégnél a hónapban kiállított kimenő számlák, vagy egy riport a számlázóprogramból. Boltnál és étteremnél a pénztárgépes havi forgalmi jelentés. Webshopnál az elfogadóhelyi elszámolás a Barionból, a SimplePayből vagy a Shopifyból. Ez az utóbbi az egyetlen dokumentum, ami megmagyarázza, miért nem egyezik a banki jóváírás az árbevétellel.

Bejövő számlák. Minden, amiről a hónapban számlát kaptak: szállítói számlák, előfizetések, bérleti díj, rezsi. Az ismétlődőket sokszor átemelheted az előző havi listáról. Az egyszeri beszerzések azok, amikre külön rá kell kérdezni.

Nyugták és blokkok a kártyás meg készpénzes költésekről. A kesztyűtartós kategória. Mondd meg konkrétan, milyen összeg felett érdekel, például „10 000 forint feletti nyugták". Különben vagy semmit nem kapsz, vagy negyven kávés blokkot.

Bérszámfejtési összesítő. Ha a bérszámfejtést más csinálja, kérd a havi összesítőt és az utalási igazolásokat. Ha te csinálod, ez már megvan, és ez az a ritka tétel, amit előre kipipálhatsz.

Hitelkivonatok. Minden céges hitel, lízing vagy folyószámlahitel havi kivonata, kamattal és tőketörlesztéssel. Apró tétel, könnyű elfelejteni, és pont ez az oka, ha a mérleg a tizenegyedik hónapban nem jön ki.

A néha-lista (ügyfélfüggő)

• Az áfabevallás dokumentumai a bevallási hónapokban: a bevallás visszaigazolása és a befizetés bizonylata.
• Új szerződések. Bármi, amit ebben a hónapban írtak alá: bérleti szerződés, új hitel, nagy vevői szerződés szokatlan fizetési feltételekkel. Ezek egyszer kellenek, abban a hónapban, amikor megtörténnek. Vagyis pont akkor, amikor senkinek nem jut eszébe elküldeni.
• Tárgyi eszköz beszerzések. Számlák mindenről, ami a tárgyieszköz-nyilvántartásba kerül: gép, jármű, számítástechnika. A konkrét kérdés jobban működik, mint a „tárgyi eszköz" szó: „vettetek bármit 200 000 forint felett, amit egy évnél tovább használtok?"
• Pénztárjelentés készpénzes cégeknél: a házipénztár zárása vagy egy egyszerű bevétel-kiadás nyilvántartás.
• Bármi szokatlan. Kapott támogatás, biztosítási kártérítés, jogvita, említésre méltó visszatérítés. Egyetlen sor a lista alján, „történt bármi szokatlan ebben a hónapban?", meglepően sokat kifog.

Amit a NAV már lát helyetted

Egy magyar sajátosság, ami átrajzolja a lista sorrendjét. A belföldi, áfás bejövő számlák jelentős része már ott van a NAV Online Számla rendszerében, mielőtt az ügyfél bármit elküldene. Ettől még be kell kérned őket, de ellenőrizni is tudsz: ha látsz ott egy szállítói számlát, ami a beérkezett anyagban nincs benne, nem kell találgatnod.

Amit viszont a rendszer nem lát, azt teljes egészében az ügyféltől kapod meg. A külföldi szállítók számláit, a nyugtákat, a készpénzes tételeket, a magánkártyára csúszott költéseket. Érdemes eszerint is rendezni a listát: felülre az kerüljön, aminek nincs más forrása.

A lista szabása ügyfélre

A fenti sablon a kiindulópont, nem az ellenőrzőlista. Egy adott ügyfél tényleges listája legyen rövid, konkrét és stabil.

Nevezd úgy a dolgokat, ahogy az ügyfél látja őket. A „Wise EUR-számla kivonata" jobb, mint a „3. bankkivonat". Az ellenőrzőlista kommunikációs eszköz, és az ügyfél az, aki olvassa.

Húzz ki könyörtelenül. Akinek nincs hitele, nincs alkalmazottja és nincs készpénzforgalma, annál ne legyen ilyen sor. A tízelemes lista elkészül. A harmincelemes elmarad.

Tartsd stabilan hónapról hónapra. Az ellenőrzőlista ereje a ritmus. Az ügyfél megtanulja, hogy elsején ugyanaz a lista érkezik, és ugyanazokat várod. Akkor változtass rajta, amikor a vállalkozás változik, előbb ne.

Nézd át félévente. Új bankszámla? Új kártya? Elkezdtek webshopon értékesíteni? Ügyfelenként tíz perc, évente kétszer, és a lista őszinte marad.

A lista használata: bejárat, dátum, pipák

Az ellenőrzőlista önmagában nem gyűjt be semmit. Három társ kell mellé.

Egy bejárat. A lista minden tétele ugyanazon a csatornán érkezzen: ügyfelenként egy e-mail-cím vagy egy feltöltési link. Az ellenőrzőlista megmondja, mit. A bejárat megmondja, hova. A több bejárat az, amitől elvesznek a bizonylatok.

Egy határidő. Küldd ki a listát a hónap elején, mondd meg, mikor zárod a könyveket, és tartsd is magad hozzá. A dátum nélküli lista javaslat.

Látható pipák. Ahogy érkeznek a bizonylatok, pipáld ki őket, és amikor emlékeztetsz, csak a kipipálatlan tételeket említsd. Ha valakit olyan kivonatért sürgetsz, amit kedden elküldött, az több jóindulatba kerül, mint amennyibe bármelyik késedelem valaha került. Az emlékeztetés oldaláról bővebben itt írtunk: ügyfélsürgetés úgy, hogy ne menjen a kapcsolat rovására.

Ha nemrég vesztetted el a begyűjtő eszközödet, például mert a Xero kivezette a Hubdocot, az ellenőrzőlista az első, amit újra kell építeni. Ez a különbség aközött, hogy „várunk az ügyfelekre", és aközött, hogy pontosan tudod, melyik három bizonylat választ el a lezárt hónaptól.

Hogyan futtassa magát a lista

Minden, ami ebben a cikkben szerepel, működik papíron vagy táblázatban is. A kézi változatnak egy gyengéje van: a pipálás és az emlékeztetés attól függ, hogy te megcsinálod. Minden hónapban, minden ügyfélnél, időben.

Ezt a részt automatizálja a PapersIn. Minden ügyfél megkapja a havi ellenőrzőlistáját, mellé egy feltöltési linket és egy e-mail-címet. Amit a rendszer biztosan be tud azonosítani, az érkezéskor kipipálja a saját tételét. Amit nem, az az ellenőrzési sorban vár rád, két kattintásra. Az ügyfél közben udvarias emlékeztetőket kap, amik három lépcsőben egyre határozottabbak, csak a hiányzókat sorolják fel, és leállnak abban a pillanatban, amint teljes a lista.

A hónap végén az egészet egy ZIP-ben töltöd le, ügyfél és hónap szerinti mappákba rendezve, beszédes fájlnevekkel. Nem úgy, ahogy az ügyfél elnevezte.

Kezdd magával a listával, ügyfelenként eggyel. Ha utána a pipálást és az emlékeztetést is szeretnéd rábízni valakire, a PapersIn díja irodánkénti, nem ügyfelenkénti, és a csomagok ügyfélszám szerint lépcsőznek. Az alapító helyek havi 19 dollártól indulnak, korlátozott számban. A részletek az árazásnál várnak.