Adatkezelési tájékoztató

A jelen adatkezelési tájékoztató azt írja le, hogyan kezeli a Flowstart Kft. (a továbbiakban: Flowstart) a személyes adatokat a PapersIn bizonylatbegyűjtő és -kezelő rendszer (a továbbiakban: Szolgáltatás) üzemeltetése során.

A tájékoztató az Általános Szerződési Feltételek elválaszthatatlan része. A Megrendelő a Szolgáltatást igénybe vevő könyvelőiroda, vállalkozás vagy más szervezet. Érintett minden olyan természetes személy, akinek a személyes adatát a jelen tájékoztató szerint kezeljük — akár a Megrendelő felhasználójaként, akár a Megrendelő ügyfeleként, akár a weboldal látogatójaként. Ön a tájékoztató olvasója; ha a Flowstart az Ön személyes adatát kezeli, Ön is érintett.

Bevezetés — az adatkezelő adatai

• Cégnév: Flowstart Kft. (Flowstart Korlátolt Felelősségű Társaság)
• Székhely: 1141 Budapest, Szugló utca 161. 1/2.
• Cégjegyzékszám: 01 09 429426
• Nyilvántartó cégbíróság: Fővárosi Törvényszék Cégbírósága
• Adószám: 32538133-2-42
• Közösségi adószám: HU32538133
• E-mail: hello@papersin.com

Adatvédelmi tisztviselő. A Flowstart adatvédelmi tisztviselőt nem jelölt ki. A GDPR 37. cikk (1) bekezdése három esetben írja elő a kijelölést, és egyik sem áll fenn:

• a Flowstart nem közhatalmi szerv és nem közfeladatot ellátó szerv;
• a fő tevékenysége nem igényel olyan adatkezelési műveleteket, amelyek az érintettek rendszeres és szisztematikus, nagymértékű megfigyelését teszik szükségessé;
• a fő tevékenysége nem foglalja magában sem a különleges adatok, sem a büntetőjogi felelősség megállapítására vonatkozó határozatokra és bűncselekményekre vonatkozó adatok nagy számban történő kezelését.

Az adatkezeléssel kapcsolatos megkereséseket a hello@papersin.com címen fogadjuk; a leveleket a társaság ügyvezetése olvassa.

A kettős szerep. A Szolgáltatás könyvelőirodák és más számviteli szolgáltatók részére készült. A Megrendelő a saját ügyfeleire vonatkozó bizonylatokat és kapcsolattartási adatokat tölt fel a rendszerbe, és ő dönti el, hogy ezeket miért és hogyan kezeli — ezekre nézve a Megrendelő az adatkezelő, a Flowstart pedig adatfeldolgozó, aki a Megrendelő utasításai szerint jár el.

A saját ügyfélkapcsolatára nézve — a fiókok kezelése, a számlázás, a Szolgáltatás biztonsága, az ügyfélszolgálat és a saját üzemeltetése körében — a Flowstart az adatkezelő. A jelen tájékoztató 3. pontja szerinti jogalapok erre az adatkezelésre vonatkoznak.

Ha Ön egy könyvelőiroda ügyfele, és a saját adatai kezeléséről szeretne tájékoztatást kapni, elsősorban ahhoz a könyvelőirodához forduljon, amely a bizonylatokat bekérte Öntől. A 9. pont leírja, mit teszünk ilyenkor.

1. A tájékoztató hatálya

A jelen tájékoztató azokra a személyes adatokra vonatkozik, amelyeket akkor kezelünk, amikor Ön felkeresi a PapersIn weboldalát, fiókot hoz létre vagy kezel, használja a Szolgáltatást, kapcsolatba lép velünk, üzenetet kap tőlünk, vagy amikor az Ön adatai megjelennek a Szolgáltatásba feltöltött Megrendelői adatok között.

A tájékoztató nem terjed ki azokra a harmadik felekre, amelyek saját adatkezelési tájékoztatóval rendelkeznek — így a fizetési szolgáltatóra és a többi adatfeldolgozóra a saját tájékoztatásuk vonatkozik. Kérjük, hogy ezeket is olvassa el.

2. A kezelt személyes adatok köre

Attól függően, hogy Ön hogyan kerül kapcsolatba a Szolgáltatással, a következő adatokat kezelhetjük:

• Fiók- és szervezeti adatok: név, munkahelyi e-mail-cím, a jelszó kivonata (hash), a szervezet neve, szerepkör, fiókbeállítások és a bejelentkezésekhez kapcsolódó hitelesítési nyilvántartások.
• Ügyfél- és kapcsolattartási adatok: nevek, e-mail-címek és egyéb kapcsolattartási adatok, amelyeket a Megrendelő ad meg azért, hogy bizonylatokat kérjen be vagy kezeljen.
• Bizonylat- és munkafolyamat-adatok: a Megrendelő által vagy az ő javára feltöltött fájlok, mellékletek, a bizonylatokhoz tartozó metaadatok, a feltöltések előzményei, az osztályozás eredményei, az emlékeztetők állapota és a kapcsolódó nyilvántartások.
• Technikai és biztonsági adatok: IP-cím, böngésző- és eszközadatok, eseménynaplók, időbélyegek, munkamenetadatok, hibajelentések, a böngészési munkamenetek egy mintájáról a hibafigyelést végző adatfeldolgozónk által készített felvételek, valamint azok az adatok, amelyek a visszaélések megelőzéséhez, az események kivizsgálásához és a Szolgáltatás üzemeltetéséhez szükségesek.
• Ügyfélszolgálati kommunikáció: üzenetek, mellékletek és minden más információ, amelyet Ön a velünk való kapcsolatfelvételkor megad. A PapersIn oldalain — a nyilvános oldalakon is — visszajelzési űrlap is megjelenik. Amit ezen az űrlapon beküld — az üzenetet, a megadott nevet és e-mail-címet, valamint a lapról készült képernyőképet, ha Ön úgy dönt, hogy csatol ilyet —, azt a hibafigyelést végző adatfeldolgozónk kapja meg, nem a saját rendszereink, és mi ott olvassuk el.
• Számlázási és tranzakciós adatok: az előfizetés állapota, a számlák, a fizetési azonosítók és az adózáshoz kapcsolódó nyilvántartások. A bankkártya adatait a fizetési szolgáltató kezeli; azokat a PapersIn nem kapja meg és nem tárolja.

A Megrendelő által feltöltött bizonylatok pénzügyi, kapcsolattartási vagy más személyes adatokat is tartalmazhatnak. A Megrendelő felel azért, hogy ezek feltöltéséhez megfelelő jogalap álljon rendelkezésre, és hogy az érintettek a szükséges tájékoztatást megkapják.

3. Az adatkezelés célja és jogalapja

Az alábbi jogalapok arra az adatkezelésre vonatkoznak, amelyben a Flowstart az adatkezelő. Ahol a Flowstart adatfeldolgozóként jár el, ott a jogalapot a Megrendelő határozza meg, és a Flowstart kizárólag a Megrendelő írásban rögzített utasításai szerint, a Szolgáltatás nyújtásához szükséges mértékben, illetve jogszabályi kötelezettség alapján kezel adatot.

A szerződés teljesítése — GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont. A fiók létrehozása és működtetése, a felhasználók hitelesítése, a Szolgáltatás rendelkezésre bocsátása, az előfizetés kezelése, valamint a Szolgáltatással kapcsolatos üzemeltetési, biztonsági és változásokról szóló értesítések küldése. Ezek nélkül a szerződést nem tudjuk teljesíteni.

Jogi kötelezettség teljesítése — GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont. A számlázás, valamint a számviteli és adójogi nyilvántartási és megőrzési kötelezettségek teljesítése, továbbá a hatóságok jogszerű megkereséseinek teljesítése.

Jogos érdek — GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont. Ezt a jogalapot négy célra használjuk, mindegyiknél megnevezve az érdeket:

• a Szolgáltatás biztonsága — naplózás, visszaélések és jogosulatlan hozzáférés megelőzése, incidensek kivizsgálása. Az érdek: a Szolgáltatás, a Megrendelők adatai és a rendszereink védelme.
• a Szolgáltatás üzemeltetése és fejlesztése — hibakeresés, a használat összesített vizsgálata, a funkciók javítása. Az érdek: működőképes és javuló szolgáltatás nyújtása.
• ügyfélkapcsolat és támogatás — a megkeresések megválaszolása és nyilvántartása. Az érdek: az ügyfélszolgálat ellátása.
• jogi igények érvényesítése és védelme — az érdek: a Flowstart jogainak megvédése egy vitában.

Ha egy adatkezelés jogos érdeken alapul, Ön tiltakozhat ellene. A tiltakozásról a 9. pont szól.

Hozzájárulás — GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont. Hozzájárulást akkor kérünk, ha olyan adatkezelést végeznénk, amelyet a fenti jogalapok egyike sem fed le. Ilyen a munkamenet-felvétel: a Süti tájékoztatóban leírt felvétel csak akkor készül, ha Ön azt a sávon engedélyezte. A hozzájárulását bármikor, ugyanolyan egyszerűen visszavonhatja, mint ahogy megadta; a visszavonás a korábbi adatkezelés jogszerűségét nem érinti. Hozzájárulást kérnénk továbbá marketing- vagy hírlevélüzenet küldéséhez.

Marketing- és hírlevélüzenetet jelenleg nem küldünk. A Szolgáltatásból érkező e-mailek a működéshez kapcsolódnak: regisztráció, jelszókezelés, meghívók, emlékeztetők, számlázási és biztonsági értesítések. Ha a jövőben marketingüzenetet küldenénk, ahhoz az Ön hozzájárulását kérnénk, ahol a hozzájárulás jogszabály szerint szükséges; minden ilyen üzenet leiratkozási lehetőséget tartalmazna; a hozzájárulás pedig bármikor és díjmentesen visszavonható lenne, a visszavonás a korábbi adatkezelés jogszerűségét nem érintve.

Személyes adatot nem adunk el, és nem használjuk fel hirdetési célra.

4. Automatizált osztályozás és mesterséges intelligencia

A PapersIn automatikus szabályokat, valamint — ahol ez a funkció be van kapcsolva — harmadik fél mesterségesintelligencia-szolgáltatását használhatja a bizonylatok osztályozásának és a munkafolyamat kezelésének támogatására. Ezek az eredmények javaslatok és metaadatok: nem hoznak olyan döntést, amely az érintettre nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.

Ezért a Szolgáltatásban nem történik a GDPR 22. cikke szerinti, kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntéshozatal, ideértve a profilalkotást is. Az Általános Szerződési Feltételek szerint az osztályozás eredményét felhasználás előtt megfelelő szakképzettségű személynek kell ellenőriznie, és a Megrendelő felel a saját szakmai döntéseiért.

A Flowstart a Megrendelői adatokat nem használja fel saját, általános célú mesterségesintelligencia-modellek betanítására. Ahol a Megrendelő bekapcsolja vagy használja a mesterséges intelligenciával támogatott funkciót, ott az adott dokumentum tartalmát kizárólag e funkció nyújtása érdekében továbbítjuk az 5. pontban megnevezett adatfeldolgozónak, az arra a szolgáltatóra vonatkozó szerződéses garanciák mellett.

5. Adatfeldolgozók és az adatok átadása

Személyes adatot csak a fenti célokhoz szükséges mértékben adunk át, a következőknek:

• a Megrendelő szervezetén belül az arra feljogosított felhasználóknak;
• az alább megnevezett adatfeldolgozóknak, akik a nevünkben és írásbeli adatfeldolgozói szerződés alapján járnak el;
• szakmai tanácsadóknak, könyvvizsgálónak, biztosítónak és hatóságoknak, ha ezt jogszabály előírja vagy megengedi;
• jogutódnak összeolvadás, felvásárlás, átalakulás, finanszírozás vagy üzletág-átruházás esetén, megfelelő titoktartási garanciák mellett;
• másnak akkor, ha Ön így rendelkezik, vagy ehhez hozzájárul.

Az adatfeldolgozók:

Az adatfeldolgozóktól megköveteljük, hogy a személyes adatokat megfelelően védjék, és kizárólag az engedélyezett célra kezeljék. Arról, hogy az adatkezelés hol történik, a 6. pont szól.

6. Tárhelyszolgáltató és adattovábbítás harmadik országba

A Szolgáltatás tárhelyszolgáltatója:

• Név: Vercel Inc.
• Cím: 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, Amerikai Egyesült Államok

A Flowstart magyarországi székhelyű társaság. Az 5. pontban megnevezett adatfeldolgozók az Európai Gazdasági Térségben, az Amerikai Egyesült Államokban, valamint más olyan országokban is kezelhetnek személyes adatot, ahol működnek.

Ha személyes adat az Európai Gazdasági Térségen kívülre kerül, ehhez a jogszabály által megkívánt megfelelő garanciát alkalmazunk — így az Európai Bizottság megfelelőségi határozatát, az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételeket, vagy más érvényes garanciát. Arról, hogy egy adott adatfeldolgozó esetében melyik garancia áll fenn, a hello@papersin.com címen kérhet tájékoztatást.

7. Az adatkezelés időtartama

Személyes adatot csak addig őrzünk meg, ameddig az a jelen tájékoztatóban leírt célokhoz szükséges, ideértve a jogi, számviteli, adózási, biztonsági és jogvitákkal kapcsolatos követelményeket is.

• Fiók- és szervezeti adatok: az ügyfélkapcsolat fennállása alatt. A fiók megszűnése után ezekre ugyanaz a rend vonatkozik, mint a Megrendelői adatokra: a 30 napos exportidőszakot követő további 30 napon belül töröljük vagy anonimizáljuk őket — kivéve azokat, amelyek a számlázási és számviteli nyilvántartás részét képezik, mert azokra az alábbi 8 éves megőrzési idő vonatkozik.
• Megrendelői adatok: az aktív előfizetés ideje alatt elérhetők. A fiók megszűnését követően a Megrendelő még 30 napig letöltheti őket a Szolgáltatás exportfunkciójával. Ezt követően további 30 napon belül töröljük vagy anonimizáljuk a Megrendelői adatokat — kivéve, ha a megőrzést jogszabály írja elő, vagy ha az jogi igény előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükséges.
• Mentések: a biztonsági mentések rotációs rend szerint törlődnek vagy felülíródnak, ezért az adat az aktív rendszerekből való törlés után korlátozott ideig még szerepelhet bennük.
• Számlázási és számviteli adatok: a számvitelről szóló törvény a könyvviteli elszámolást alátámasztó dokumentumok megőrzését 8 évig írja elő. Ezeket az adatokat eddig az ideig őrizzük meg, akkor is, ha az előfizetés korábban megszűnt.
• Ügyfélszolgálati levelezés: a megkeresés lezárását követően annyi ideig, ameddig az ügy visszakereséséhez és az esetleges jogi igények kezeléséhez szükséges.
• Technikai és biztonsági naplók: ameddig az a Szolgáltatás biztonságos üzemeltetéséhez, a visszaélések felderítéséhez és az incidensek kivizsgálásához szükséges.

8. Adatbiztonság

A Szolgáltatás jellegének megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk annak érdekében, hogy a személyes adatokat megvédjük a véletlen vagy jogellenes megsemmisüléstől, elvesztéstől, megváltoztatástól, jogosulatlan nyilvánosságra hozataltól és hozzáféréstől. Ezek az intézkedések: hozzáférés-kezelés, szervezeti szintű adatelkülönítés, titkosított adatátvitel, zárt tárolás és üzemeltetési monitorozás.

Interneten nyújtott szolgáltatás teljes biztonsága nem garantálható. Ön felel a bejelentkezési adatai védelméért, a saját felhasználói hozzáféréseinek kezeléséért és a bizonylatbeküldő linkek rendeltetésszerű használatáért — a bizonylatbeküldő link hozzáférési azonosítónak minősül.

Adatvédelmi incidens esetén a jogszabályban előírt körben és határidőben értesítjük a felügyeleti hatóságot, illetve az érintetteket; ha az adott adatkezelésben adatfeldolgozóként járunk el, akkor haladéktalanul értesítjük a szóban forgó Megrendelőt mint adatkezelőt.

9. Az Ön jogai

A jogszabályi keretek között Ön a következő jogokkal élhet azzal az adatkezeléssel kapcsolatban, amelyben a Flowstart az adatkezelő:

• hozzáférés — tájékoztatást kérhet arról, hogy kezelünk-e Önre vonatkozó személyes adatot, és ha igen, másolatot kérhet róla;
• helyesbítés — kérheti a pontatlan adat kijavítását és a hiányos adat kiegészítését;
• törlés — kérheti az adatai törlését, ha a megőrzésükre nincs többé szükség vagy jogalap;
• az adatkezelés korlátozása — kérheti, hogy az adatait a vita rendezéséig csak tároljuk;
• adathordozhatóság — a szerződés teljesítésén vagy a hozzájáruláson alapuló, automatizált adatkezelés esetén kérheti, hogy az adatait tagolt, géppel olvasható formában megkapja vagy más adatkezelőnek továbbítsuk;
• tiltakozás — tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen; ilyenkor az adatkezelést megszüntetjük, kivéve, ha azt olyan kényszerítő erejű jogos ok indokolja, amely elsőbbséget élvez az Ön érdekeivel szemben, vagy ha az jogi igények érvényesítéséhez szükséges;
• a hozzájárulás visszavonása — a hozzájárulásán alapuló adatkezelést bármikor, díjmentesen leállíttathatja; a visszavonás a korábbi adatkezelés jogszerűségét nem érinti.

Hogyan élhet a jogaival. Írjon a hello@papersin.com címre. A kérelmet díjmentesen kezeljük, és legkésőbb 30 napon belül érdemi választ küldünk. A válasz előtt szükségünk lehet arra, hogy meggyőződjünk az Ön személyazonosságáról — ezt kizárólag a kérelem teljesítéséhez szükséges mértékben kérjük.

Ha az adatai Megrendelői adatban szerepelnek. Ilyenkor az adatkezelő az a könyvelőiroda vagy más szervezet, amely az adatot a Szolgáltatásba feltöltötte. Kérjük, elsősorban hozzá forduljon. Ha a kérelem hozzánk érkezik, azt továbbítjuk a Megrendelőnek, és a szerződéses és jogszabályi kötelezettségeink szerint segítjük a teljesítését — magunktól a Megrendelői adatot nem módosítjuk és nem töröljük.

10. Jogorvoslat

Ha úgy érzi, hogy az adatkezelésünk jogsértő, kérjük, először írjon nekünk a hello@papersin.com címre — a legtöbb kérdést így lehet a leggyorsabban rendezni. Ez nem feltétele annak, hogy az alábbi jogorvoslati lehetőségekkel éljen.

Panasz a felügyeleti hatóságnál. Ön panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál:

• Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
• Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
• Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
• Telefon: +36 1 391 1400
• E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
• Honlap: naih.hu

Ha Ön nem Magyarországon él vagy dolgozik, panaszát a szokásos tartózkodási helye, a munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti tagállam adatvédelmi hatóságához is benyújthatja.

Bírósági jogérvényesítés. Ön bírósághoz is fordulhat. A pert — választása szerint — a lakóhelye vagy a tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindíthatja. A bírósági út a hatósági panasztól függetlenül igénybe vehető.

11. Sütik és hasonló technológiák

A PapersIn saját sütijei a Szolgáltatás működéséhez, a bejelentkezés fenntartásához, a visszaélések megelőzéséhez és a biztonsággal összefüggő beállítások megjegyzéséhez szükségesek. Hirdetési, oldalak közötti követésre alkalmas és látogatáselemző sütit nem helyezünk el.

A böngészőben tárolt adatok közül azonban nem mindegyik szükséges ebben az értelemben. A hibafigyelést végző adatfeldolgozónk a böngészési munkamenetek egy mintájáról csak akkor készít felvételt, ha Ön azt a sávon engedélyezte; amíg a felvétel tart, annak azonosítóját a böngésző munkamenet-tárolójában tartja. A döntését bármikor megváltoztathatja a Süti tájékoztató oldalán, amely tételesen felsorolja, mit helyezünk el az Ön böngészőjében — ezt is —, leírja, hogy az mire szolgál, és hogyan törölhető.

Ha olyan sütit vagy hasonló technológiát alkalmazunk, amely nem feltétlenül szükséges, ahhoz előzetesen megadjuk a jogszabály által előírt tájékoztatást, és biztosítjuk a jogszabály által előírt választási lehetőséget.

12. Gyermekek

A PapersIn üzleti szolgáltatás, amely nem gyermekeknek szól. Gyermekektől tudatosan nem gyűjtünk közvetlenül személyes adatot. Ha úgy gondolja, hogy egy gyermek megfelelő felhatalmazás nélkül adott meg nekünk személyes adatot, kérjük, jelezze a hello@papersin.com címen, és megtesszük a szükséges lépéseket.

13. A tájékoztató módosítása és nyelve

A jelen tájékoztatót időről időre módosíthatjuk. A módosított változatot ezen az oldalon tesszük közzé, és a lap tetején frissítjük az utolsó frissítés dátumát. Ha a módosítás lényeges, arról a jogszabály által előírt esetekben külön is értesítést küldünk.

A jelen tájékoztató magyar és angol nyelven érhető el, és mindkét változat önállóan kötelező.

Ha a Megrendelő magyar nyelven kötött szerződést a Flowstart Kft.-vel, a Megrendelővel szemben a magyar változat az irányadó, egyéb esetben az angol változat.

Ha Ön nem a szerződő Megrendelő — például a Megrendelő ügyfeleként szerepelnek az adatai a Megrendelői adatok között, vagy Ön a weboldal látogatója —, Önnel szemben az a változat az irányadó, amelynek nyelvén Ön a jelen tájékoztatót megkapta.